Kamis, 26 April 2012

1. Siklus Pendapatan

      -    Pengertian Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.
     -     Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
        Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
        1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
Ø Mengambil pesanan pelanggan
Ø Persetujuan kredit
Ø Memeriksa ketersediaan persediaan
Ø Menjawab permintaan pelanggan
        2. Pengiriman barang
Ø Ambil dan pak pesanan
Ø Kirim pesanan
        3. Penagihan dan piutang usaha
Ø Penagihan
Ø Pemeliharaan data piutang usaha
Ø Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
        4. Penagihan kas
Ø  Menangani kiriman uang pelanggan
Ø  Menyimpannya ke bank
        -    Tujuan Siklus Pendapatan
Ø  Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Ø  Tujuan – tujuan lain :
o   Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
o   Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
o   Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
o   Semua transaksi dicatat dengan akurat
o   Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
o   Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
       -   Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
Proses /Aktivitas
Ancaman
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Entri pesanan penjualan
1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
Pemeriksaan edit entri data


2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk
Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan

3. Legitimasi pesanan
Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz

4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga
Sistem pengendalian persediaan
Pengiriman
5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah
Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis
Pengendalian aplikasi entri data

6. Pencurian persediaan
Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan piutang usaha
7. Kegagalan untuk menagih pelanggan
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan

8. Kesalahan dalam penagihan
Pengendalian edit entri data
Daftar harga

9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
Penagihan kas
10. Pencurian kas
Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan
Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
Masalah - masalah pengendalian umum
11. Kehilangan data
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)

12. Kinerja yang buruk
Persiapan dan tinjauan laporan kinerja





 F.      Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan
o  Penjualan Kredit
ü Departemen Penjualan
     Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan dipesan oleh pelanggan.
ü Departemen Kredit
Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.
ü Departemen Pengiriman
Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang yang dipesan kepada pelanggan tersebut.
ü Prosedur Gudang
   Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.
ü Departemen Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
ü Departemen Pengendalian Persediaan
   Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).
ü Departemen Piutang Dagang
Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.
ü Departemen Buku BesarUmum
Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan pada saat penutupan periode pemrosesan.
o  Retur Penjualan
Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :
1.      Penjual mengirim barang yang salah
2.      Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat
3.      Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
4.      Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut
Prosedur retur penjualan :
â  Departemen penerimaan barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.
â  Departemen penjualan
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.
â  Departemen kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut.
â  Departemen penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.
â  Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.
â  Departemen buku besar umum
Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.
o  Penerimaan Kas
o   Prosedur ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.
o   Departemen penerimaan kas
Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.
o   Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.
o   Departemen buku besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.
o   Departemen kontroler
Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :
1.      Salinan dari daftar permintaan pembayaran
2.      Slip setoran bank yang diterima dari bank
3.      Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
o  Laporan keuangan yang dicatat :
·         Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)
·         Buku pembantu piutang dagang
·         Buku pembantu penjualan.
·         Buku besar
      o  Kategori file : 
                       1.      File pesanan penjualan terbuka
Adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi
2.      File referensi data harga
Adalah daftar harga setiap barang dagangan
3.      File sejarah penjualan
Adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai
4.      File laporan pengiriman
Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu
5.      File memo kredit
Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.
Prosedur Berbasis Komputer dalam Sistem Pemesanan Penjualan
 Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan komputer sama dengan sistem manual. Komputer berfungsi untuk mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan file.
o  Kategori – kategori file :
§  File transaksi (transaction file), file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai basis pemutakhiran file induk (master file).
§  File induk (master file), file ini berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan.
o  Mengotomatiskan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Batch
â  Pemasukan data
Proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan dari penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi mengenai pelanggan.
â  Pengeditan
Sistem penjualan batch dilakukan secara berkala. Bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa dijalankan satu kali saja pada hari kerja atau beberapa kali per hari.
â  Prosedur pembaruan
Proses pembaruan akses langsung dengan menggunakan data percontoh. Mulai dari bagian atas file pesanan penjualan yang diedit, program pembaruan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder(nomor persediaan dan nomor akun) untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses ini.
o  Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan dengan Teknologi Real-Time
·         Prosedur Pemrosesan Transaksi
â  Prosedur penjualan
Pada pemrosesan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu.
â  Prosedur pergudangan
Terminal komputer staf  pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang akan dikirim secara elektronik.
â  Departemen pengiriman
Staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer.
·         Kelebihan Pemrosesan secara real time
â  Pemrosesan rel-time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.
â  Pemrosesan real-time dapat memberikan perusahaan keunggulan bersaing di pasar
â  Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi, seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak valid, dan kesalahan dalam perhitungan harga.
·         Prosedur Penerimaan Kas Otomatis
â  Ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran.
â  Departemen penerimaan kas
Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran.
â  Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.
â  Departemen pemrosesan data
Pada akhir hari kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum.

            -    Transaksi dan Dokumen
Transaksi
Dokumen
Penjualan Kredit
Pesanan penjualan (sales order)
Nota pengiriman (shipping notice)
Faktur penjualan (sales invoice)
Penjualan tunai
Nota penjualan (sales ticket)
Penerimaan kas
Bukti pembayaran (remittance advise)
Retur penjualan
Memo kredit (credit memo)
Potongan piutang
(Sales allowance)
Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang)
Penghapusan piutang
Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)

I.        -   Aplikasi Siklus Pendapatan
1.   Sistem Penagihan Piutang
Ø  Postbilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan pengiriman barang
Ø  Prebilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan pembuatan faktur.
2.   Sistem Piutang Dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibar dari timbulnya transaksi penjulan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, yaitu :
1)    Pemrosesan akun terbuka
Dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur – faktur yang belum dilunasi.
2)    Pemrosesan saldo
Nota – nota pelanggan dibebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur – faktur pelanggan.
        Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalamsuatuperusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik ituasuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yangsangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam halwaktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencanapenagihan bersiklus (cycling billing plan), dimana arsip piutang dagangdipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutangdilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung jugamempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanyapelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surattagihandari perusahaan.
3.   Retur dan Potongan Penjualan
Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barangyang telah dijual.Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakanbarang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlahbarang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlahtransaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangandinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harusditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.
4.   Penghapusan Piutang dagang
Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudahjatuh tempodan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yangmungkin bisa dilakukanagar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan,surat tindak lanjut atau agen penagihan.
J.          -   Laporan Siklus Pendapatan
        Sistem aplikasi dalam siklus pendapatan menghasilkan tiga jenis laporan,yaitu :
·         Laporan control
      Sistem akuntansi menghasilkan laporan control selama sistem itu memproses perubahan ganda terhadap suatu file. Laporan control mungkin membuka transaksi, jumlah total atau sejumlah transaksi atau daftar perubahab yabg dibuat selama pemeliharaan file.
·         Daftar
      Adalah daftar semua transaksi dari jenis tertentu yang diproses selama periode pemrosesan tunggal. Daftar merupakan komponen yang penting pada system akuntansi sebab daftar itu menyediakan audit yang dimana daftar itu mengijinkan auditor untuk menghubungkan transaksi catatan dokumen dengan neraca rekening buku besar umum yang meringkasnya.
·         Laporan khusus
Dibagi menjadi 4, yaitu :
1.      Laporan pelanggan
            Laporan pelanggan merupakan daftar dari semua transaksi pada rekening pelanggan selama periode waktu tertentu. Banyak perusahaan mengirim rekening pada masing – masing pelanggan aktif secara bulanan. Hal ini menunjukkan penjualan yang ditujukan pada pelanggan, karena rekening terakhir, pembayaran yang diterimadan keseimbangannya masih dimiliki oleh pelanggan itu.
      Rekening bulanan memiliki 2 manfaat, antara lain :
â  Rekening itu memungkinkan para pelanggan untuk memonitor transaksi dalam rekeningnya. Hal ini mungkin membuka kesalahan atau ketidakteraturan yang dideteksi oleh prosedur control dalam sistem akuntansi.
â  Rekening itu mengingatkan pelanggan supaya membayar rekeningnya lebih cepat.
2.      Neraca percobaan piutang tersimpan
      Merupakan daftar semua pelanggan dan keseimbangan yang mereka miliki pada tanggal tertentu. Ketika neraca percobaan tersimpan, masing – masing saldo pelanggan dikategorikan menurut berapa lama hal ini ada.
3.      Daftar pengiriman uang
      Suatu daftar pengiriman uang menjumlahkan semua arus dan cek yang diterima selama satu hari. Hal ini menjadikan control total atas tanda terima kas, mencegah pencuri, dan menjadikan yakin bahwa tidak ada tanda terima yang hilang sebelum dikreditkan terhadap rekening pelanggan.
4.      Laporan analisis penjualan
   Dari file akuntansi yang ada dalam siklus pendapatan, aplikasi analisis penjualan menghasilkan berbagai laporan kinerja manajemen. Dan aplikasi analisis ini meringkas pendapatan penjualan, harga, batas keuntungan oleh pelanggan, produksi, pelayanan penjualan, atau oleh wilayah penjualan. Laporan analisis juga memungkinkan manajemen marketing untuk mengevaluasi keuntungan produksi, kinerja personel penjualan atau akibat dari iklan atau promosi khusus.
-Flowchart yang terkait :
    >Retur Penjualan


 











3 komentar:

  1. Kita juga punya nih artikel mengenai 'Accounting Information System', silahkan dikunjungi dan dibaca, berikut linknya
    http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/5629/1/JURNAL.pdf
    Terimakasih, semoga bermanfaat :)

    BalasHapus